Invoice para cliente estrangeiro: o que colocar em cada campo e como combinar com a nota

Em uma invoice para cliente estrangeiro, o que colocar é o essencial da cobrança: quem vende, quem compra, o que foi feito e quando, em que moeda e quanto, e como e até quando pagar. A invoice é um documento comercial; o documento fiscal brasileiro é a nota, e os dois precisam contar a mesma história.

Este texto é para quem presta serviço a cliente de fora, como PJ ou como pessoa física, e quer uma invoice que o cliente aceite e que a contabilidade consiga sustentar. O perfil de quem vende para fora está em Contabilidade para desenvolvedor PJ: CNAE, Fator R e contrato.

Invoice para cliente estrangeiro: o que colocar em cada campo?

Os campos abaixo são os que costumam evitar dúvida do lado do cliente e do banco. São boa prática, e vários coincidem com o que a nota e o câmbio pedem:

• Quem cobra: razão social (ou nome, se for pessoa física), CNPJ ou CPF e endereço, iguais aos da nota;
• Quem paga: nome ou razão social como está no contrato, endereço e o número de identificação fiscal do país dele;
• Número e data da invoice, com a referência do contrato ou do pedido do cliente;
• Descrição do serviço e período, com o nome do projeto, e não só "serviços prestados";
• Moeda e valor, na moeda combinada no contrato;
• Prazo e forma de pagamento, com a data de vencimento;
• Dados da conta que recebe, com titular, banco e os códigos que o banco do cliente pedir.

O que a nota brasileira pede que a invoice deve refletir?

No emissor nacional da NFS-e, a exportação pede os dados do tomador no exterior: o NIF, número de identificação fiscal que equivale ao CPF ou ao CNPJ, ou o motivo de não informá-lo, além de nome e endereço. Pede também a moeda, o valor em moeda estrangeira e o valor em reais.

Por isso, o nome do cliente, o endereço e o valor na invoice devem bater com a nota. A emissão passo a passo está em Nota fiscal de exportação de serviços: como preencher a NFS-e para cliente do exterior, e a regra tributária em Nota fiscal para o exterior: como fica a nota de serviço para cliente estrangeiro.

Invoice substitui a nota fiscal?

Não. A invoice cobra; a nota é o documento fiscal do serviço prestado. Quem tem CNPJ emite os dois, e quem é pessoa física não emite nota, mas guarda a invoice como comprovante do que recebeu para o carnê-leão, como em Carnê-leão sobre receita do exterior: quem paga, como converter e como calcular.

O guia do emissor nacional exige que o prestador tenha elementos de prova, para exibir ao fisco quando solicitado, de que o serviço atendeu a uma demanda do mercado exterior, em favor de tomador que atue nesse mercado. A invoice entra nessa pasta, junto com o contrato e as entregas.

O banco pede a invoice para o câmbio?

Pode pedir. A Lei 14.286/2021 diz que a instituição autorizada identifica o cliente, que o cliente classifica a finalidade da operação e que a instituição deve orientá-lo (art. 4º). O voto do Banco Central que acompanha a regulamentação prevê que a instituição pode requisitar ou dispensar informações e documentos, conforme o cliente e a operação.

Na prática, é a invoice, junto com o contrato, que explica de onde veio o dinheiro. O fluxo do câmbio está em Contrato de câmbio na exportação de serviços: o que o Banco Central exige hoje, e o das plataformas de pagamento em Receber do exterior por Wise ou Payoneer e como declarar no CPF e na PJ.

Qual moeda usar na invoice?

A do contrato. A Lei 14.286/2021, art. 13, I, admite a estipulação de pagamento em moeda estrangeira nos contratos de comércio exterior de bens e serviços, e o dólar e o euro são os casos mais comuns. A conversão para reais e a variação cambial estão em Tributação de PJ que fatura em euro: o que muda em relação ao dólar e como converter.

Se o cliente é americano, ele costuma pedir também o formulário de status estrangeiro, que não vai na invoice. O assunto está em Como receber de empresa americana sem abrir empresa nos EUA: os caminhos e o que o pagador pede.

Que erros mais atrapalham?

Cinco falhas aparecem com frequência:

1. nome do cliente diferente na invoice, na nota e no comprovante do câmbio;
2. descrição genérica, que não sustenta o que foi entregue;
3. valor da invoice diferente do valor combinado no contrato, sem explicação;
4. falta do NIF do cliente, ou do motivo de não tê-lo;
5. invoice sem número ou sem data, que dificulta localizar a cobrança depois.

Numerar as invoices em sequência e guardar o arquivo junto com o contrato, a nota e o comprovante do câmbio resolve a maior parte disso.

Como a WJR entra nesse processo

A WJR atende desde 1995, presencial e online, e tem emissor de notas fiscais próprio, em Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro. Se o seu modelo de invoice e a sua nota de exportação estão alinhados, depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz. Os demais temas de quem fatura para fora estão em Exterior.

Perguntas frequentes

Fontes: Gov.br, Guia do emissor público nacional web da NFS-e https://www.gov.br/nfse/pt-br/biblioteca/documentacao-tecnica/documentacao-atual/guia-emissorpubliconacionalweb_snnfse-ern-v12.pdf, Planalto, Lei 14.286/2021 (arts. 3º, 4º e 13) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/L14286.htm, Banco Central, Voto 241/2022 (minuta de resolução, art. 7º) https://normativos.bcb.gov.br/Votos/BCB/2022241/Voto_do_BC_241_2022.pdf, Planalto, LC 116/2003 (art. 2º) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp116.htm, Receita Federal, Rendimentos sujeitos ao carnê-leão https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/meu-imposto-de-renda/pagamento/carne-leao/rendimentos