Contratar freelancer estrangeiro: imposto, retenção, contrato e o risco de vínculo

Para contratar freelancer estrangeiro, a empresa brasileira paga por câmbio em instituição autorizada e assume o dever de reter e recolher tributos: o imposto de renda na fonte, o PIS e a Cofins-Importação e o ISS do município dela. O papel de documentar e recolher o que a lei manda é da empresa contratante.

Este texto é para o dono de empresa, agência ou startup que paga designer, programador, redator ou editor de fora e quer saber o custo e o risco. Os tributos em detalhe estão em Importação de serviços e imposto: ISS, PIS e Cofins na importação, IR na fonte e a reforma, e a mecânica do pagamento, em Remessa ao exterior para pagamento de serviços: o que fazer antes, durante e depois do câmbio.

Quais tributos pesam ao contratar freelancer estrangeiro?

Três conjuntos de tributos aparecem na contratação de prestador no exterior:

• imposto de renda na fonte: a Lei 9.779/1999, art. 7º, fixa 25% para os rendimentos do trabalho e da prestação de serviços remetidos a residente no exterior;
• PIS e Cofins-Importação: 1,65% e 7,6% sobre o valor remetido, mais ISS e as próprias contribuições (Lei 10.865/2004, arts. 7º, II, e 8º, II);
• ISS: devido no município do tomador, que é o responsável (LC 116/2003, arts. 1º, §1º, 3º, I, e 6º, §2º, I).

Pode haver ainda CIDE, se o serviço for técnico ou de assistência administrativa, e IOF no câmbio. Convenções entre países podem alterar a retenção conforme o tipo de renda, como mostra Acordo para evitar bitrib e residência fiscal: o que cada um decide no seu imposto.

Quanto custa contratar freelancer estrangeiro na prática?

Exemplo hipotético: um designer no exterior cobra R$ 10.000 no mês, em dólar convertido a uma cotação qualquer, e o contrato fixa esse valor como preço bruto. Com a retenção de 25%, a empresa recolhe R$ 2.500 à Receita e remete R$ 7.500 ao freelancer.

Por fora, supondo ISS de 5%, a empresa paga R$ 500 de ISS e R$ 1.070,25 de PIS e Cofins-Importação, pela conta com base ampliada do art. 7º, II. O desembolso extra é de R$ 1.570,25, antes de IOF.

Se o freelancer exigir R$ 10.000 líquidos, o bruto sobe para R$ 13.333,33 (10.000 ÷ 0,75) e a retenção passa a R$ 3.333,33. Por isso o contrato deve dizer se o preço é bruto ou líquido, e o orçamento deve ser feito com os tributos dentro.

Quem retém e quem responde?

O Decreto-Lei 5.844/1943, art. 100, diz que a retenção compete à fonte quando ela paga, credita, emprega, remete ou entrega o rendimento. Se não retiver, a fonte responde pelo recolhimento como se houvesse retido (art. 103).

Para o freelancer residente em país de tributação favorecida, a Lei 9.779/1999, art. 8º, fala em alíquota de 25% para os rendimentos de qualquer operação, ressalvadas as hipóteses que cita. O país onde ele mora, portanto, entra na análise antes de fechar o preço.

Contratar freelancer estrangeiro pode criar vínculo de emprego?

O risco existe quando o contrato descreve emprego com outro nome. A CLT define empregado como a pessoa física que presta serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário (art. 3º), e define o empregador como quem admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço (art. 2º).

Costumam pesar a favor da autonomia: entrega por projeto, liberdade de horário e de ferramenta, possibilidade de ter outros clientes e pagamento por resultado. Qual lei trabalhista se aplica a quem trabalha fora do Brasil é uma questão jurídica à parte, que esta página não resolve e que deve ser vista com advogado.

O que o contrato precisa dizer?

Um contrato simples já organiza o risco fiscal. Ele deve trazer:

• as partes, com nome, país de residência e documento de identificação;
• o serviço, o prazo, o entregável e o critério de aceite;
• o preço, a moeda e se o valor é bruto ou líquido;
• a titularidade dos direitos sobre o trabalho entregue;
• a responsabilidade pelos tributos e a forma de pagamento.

A Lei 14.286/2021, art. 13, II, admite a estipulação em moeda estrangeira nas obrigações cujo credor seja não residente.

A despesa é dedutível?

Para quem apura o lucro real, a dedução depende de a despesa ser necessária à atividade, nos termos do art. 47 da Lei 4.506/1964, que a Lei 12.249/2010 cita no art. 24. O contrato, a invoice e o comprovante de câmbio sustentam essa prova.

Na empresa do Simples, esses tributos são recolhidos fora do DAS, como mostra Importação de serviços e imposto: ISS, PIS e Cofins na importação, IR na fonte e a reforma. O tema do câmbio está em IOF na empresa: quanto custa em empréstimo, câmbio e seguro em 2026.

Como a WJR olha para a contratação de freelancer de fora

A WJR atende desde 1995, presencial e online, e tem clientes em mais de 7 países. Agências, como as de Contabilidade para agências de marketing: fee, projeto, mídia e equipe, costumam subcontratar fora, e o cálculo antes de assinar evita surpresa. Se a WJR orienta contrato, retenção e guias, depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz.

O Diagnóstico WJR é gratuito e sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas. O custo tributário de contratar fora entra no Planejamento tributário para pagar o imposto certo. Outros temas: Exterior.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, Lei 9.779/1999 (arts. 7º e 8º) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9779.htm, Planalto, Decreto-Lei 5.844/1943 (arts. 100 e 103) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5844.htm, Planalto, Lei 10.865/2004 (arts. 3º, 5º, 7º e 8º) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2004-2006/2004/lei/l10.865.htm, Planalto, Lei Complementar 116/2003 (arts. 1º, §1º, 3º, I, e 6º, §2º, I) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp116.htm, Planalto, Decreto-Lei 5.452/1943, CLT (arts. 2º e 3º) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm, Planalto, Lei 14.286/2021 (arts. 3º, 4º e 13, II) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/L14286.htm, Planalto, Lei 12.249/2010 (art. 24, com referência ao art. 47 da Lei 4.506/1964) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2010/lei/l12249.htm