Coworking para advogado como contabilizar aluguel no escritório e na pessoa física

No coworking para advogado como contabilizar aluguel depende de quem paga: na sociedade de advocacia, a mensalidade é despesa de ocupação do mês, lançada com o documento do coworking; no advogado autônomo, ela pode entrar no livro-caixa como despesa de custeio necessária. O efeito no imposto muda com o regime, por isso o lançamento correto começa pelo contrato.

Primeiro passo: entender o que você contratou

Coworking não é sempre aluguel. Há três formatos comuns, e cada um gera um documento diferente.

1. Posição fixa ou sala privativa com contrato de locação: o documento é o recibo ou boleto de aluguel, com o locador identificado.
2. Plano de uso do espaço com serviços (recepção, internet, sala de reunião, limpeza): costuma ser cobrado como serviço, com nota fiscal de serviço do coworking.
3. Endereço fiscal ou comercial sem uso do espaço: é serviço de domiciliação, com nota de serviço.

Leia o contrato antes de lançar. O nome que o coworking dá ao plano não define a natureza; o que define é o que ele entrega. Essa diferença importa para o documento fiscal e para eventuais retenções, que o contador confere caso a caso.

Outro caso frequente é o de vários advogados dividindo um mesmo plano. Se o contrato está no nome de um só, os demais pagam a parte deles a quem contratou. Para a contabilidade, isso precisa de um acordo de rateio por escrito e de comprovantes de cada repasse, ou o valor recebido dos colegas pode parecer receita de quem está no contrato. O ideal é cada escritório ter o próprio contrato com o coworking.

Coworking para advogado como contabilizar aluguel na sociedade de advocacia

Na sociedade de advogados ou na sociedade individual de advocacia, o lançamento é simples:

• Débito em despesa de ocupação (aluguel, coworking ou serviços de escritório, conforme o plano de contas).
• Crédito em contas a pagar ou em banco, na data do pagamento.

O lançamento segue o mês de competência, ou seja, o mês em que você usou o espaço. Mensalidade paga adiantada para vários meses vai para despesa antecipada e é apropriada mês a mês. Multa por atraso ou rescisão é lançada à parte, em despesa financeira ou outras despesas.

Separe no plano de contas o que é ocupação (espaço) do que é serviço avulso (impressões, sala de reunião extra, café). Essa separação aparece na DRE e mostra quanto o escritório gasta com estrutura. O modelo está em DRE de escritório de advocacia como montar, linha por linha.

Efeito no imposto de cada regime

Simples Nacional e Lucro Presumido

Nos dois regimes o imposto é calculado sobre a receita, e não sobre o lucro. A despesa com coworking não reduz o DAS nem a base presumida. Mesmo assim, ela precisa estar na contabilidade, porque mostra o lucro real do escritório e sustenta a distribuição de lucros aos sócios.

Lucro Real

No Lucro Real a despesa reduz a base do IRPJ e da CSLL, desde que seja operacional. A Lei 4.506/1964, art. 47, define como operacionais as despesas necessárias à atividade e à manutenção da fonte produtora, usuais ou normais no tipo de atividade. O espaço onde o advogado atende e trabalha se encaixa nisso, com documento hábil.

E o advogado autônomo, sem CNPJ?

O advogado que atua como pessoa física recolhe carnê-leão sobre os honorários recebidos de pessoas físicas. A Lei 8.134/1990, art. 6º, III, permite deduzir da receita as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora, escrituradas em livro-caixa.

O coworking usado para atender clientes e trabalhar entra como despesa de custeio. Guarde contrato, recibos e comprovantes de pagamento no seu CPF. O mesmo art. 6º, § 1º, exclui do livro-caixa as quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos e as despesas de arrendamento, por isso a compra de móveis e equipamentos não entra do mesmo jeito. O passo a passo do carnê-leão está em Advogado autônomo carnê-leão como calcular e pagar, com exemplo de 2026.

Quem divide o tempo entre casa e coworking tem outra discussão, a das despesas da residência. Veja É possível o advogado que trabalha em casa deduzir despesas no livro-caixa?.

Endereço do coworking no cadastro do escritório

Usar o endereço do coworking como sede tem efeitos fora da contabilidade: cadastro na prefeitura, ISS do município, registro da sociedade e comunicação à OAB. As regras de endereço e de escritório virtual estão em Escritório virtual de advocacia registro na OAB endereço: o que o Estatuto permite.

Do lado contábil, o que importa é coerência. O endereço da nota fiscal emitida pelo escritório, o cadastro municipal e o contrato do coworking precisam bater. Quando a sede muda, o contrato social e os cadastros são alterados antes de emitir notas com o endereço novo.

Quanto o coworking pesa nos custos fixos

O coworking troca custos separados (aluguel, condomínio, IPTU, internet, recepção, limpeza) por uma mensalidade. Para comparar com uma sala própria ou alugada, some todos os custos da sala no mesmo período e compare com o plano do coworking.

A lista completa de custos fixos de um escritório está em Custos fixos de escritório de advocacia quais são e como organizar. O ponto é olhar o custo por hora faturável, e não só o valor da mensalidade.

Erros comuns no lançamento

• Pagar o coworking no CPF do sócio e lançar como despesa da sociedade sem reembolso documentado.
• Lançar a mensalidade sem nota ou recibo, só com o extrato.
• Misturar ocupação e serviços avulsos na mesma conta.
• Usar o endereço do coworking na nota antes de alterar o cadastro.
• Esquecer a despesa antecipada quando o plano é pago para vários meses.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras dúvidas de advocacia estão em Advogados.

Para a DRE e o balanço do escritório, veja Demonstrativos contábeis que o dono da empresa entende e usa.

Perguntas frequentes

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Fontes: Planalto, Lei 4.506/1964 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4506.htm; Planalto, Lei 8.134/1990 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8134.htm