Psicólogo e o que esperar do contador

Psicólogo e o que esperar do contador: o enquadramento certo no Simples, a conta do pró-labore, as guias e as notas em dia, e a orientação de quem atende como pessoa física sobre carnê-leão e recibo. O que o contador não faz por você é saber quanto você recebeu: a informação do consultório precisa chegar até ele.

Esta página serve para quem está escolhendo um contador pela primeira vez, ou trocando, e quer saber o que cobrar de cada lado. Ela não promete escopo de nenhum escritório: descreve o que a lei e a Receita exigem do consultório e quem costuma ser o responsável por cada parte.

Psicólogo e o que esperar do contador na hora de escolher o enquadramento

A primeira entrega é a decisão: continuar como pessoa física ou abrir CNPJ. Essa conta usa o seu faturamento, as suas despesas e quem paga você, e está desenhada em Psicólogo PJ ou carnê-leão qual compensa: a conta com Fator R e INSS em 2026.

Se a decisão for o CNPJ, o contador cuida do enquadramento. A psicologia consta do art. 18, §5º-B, inciso XXI, da LC 123/2006. O §5º-M, inciso I, manda tributá-la pelo Anexo V quando a folha de salários dividida pela receita bruta é inferior a 28%, e o §5º-J leva ao Anexo III quando a razão chega a 28% ou mais. O §5º-K define que o cálculo usa os doze meses anteriores ao período de apuração.

Um exemplo só para ilustrar a conta: com receita de R$ 120.000 em 12 meses, a folha de 28% é R$ 33.600. Folha de R$ 30.000 dá 25% e o consultório fica no Anexo V; folha de R$ 33.600 dá 28% e o consultório fica no Anexo III. A diferença entre os dois mostra por que o pró-labore não é um número qualquer, e por que esperar do contador uma simulação, e não uma resposta de bolso, faz sentido. A tabela de alíquotas está em Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo.

E no dia a dia do consultório com CNPJ?

Com a empresa aberta, o que se espera de um contador é a rotina: apuração mensal do Simples e a guia do DAS, pró-labore e as contribuições dele, emissão ou conferência das notas fiscais de serviço, e acompanhamento do registro da pessoa jurídica no conselho, que pede os documentos da empresa. O pró-labore tem uma página própria em Pró-labore de psicólogo: como definir o valor, o que incide e como ele entra no Fator R, e as notas em Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Cada escritório define o que entra na mensalidade e o que é cobrado à parte. Antes de contratar, peça a lista por escrito: o que está incluso, quem emite a nota, quem manda a guia e em que prazo.

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E se eu continuo como pessoa física?

Quem atende sem CNPJ não deixa de ter obrigações, e é aqui que muita gente acha que não precisa de contador. A Receita define o carnê-leão como o imposto mensal de pessoa física residente no Brasil sobre rendimentos recebidos de outra pessoa física ou do exterior, a pagar até o último dia útil do mês seguinte ao do recebimento. O livro-caixa abate despesas como aluguel de sala comercial, água, luz, telefone e material, dentro do limite do rendimento do mês.

Um contador pode apurar o carnê-leão, orientar o livro-caixa e conferir a declaração anual. Já o recibo do Receita Saúde, que o manual da Receita trata como obrigatório desde 1º de janeiro de 2025 para quem atende paciente pessoa física, é emitido por quem recebe, na data do pagamento. Os detalhes estão em Recibo Saúde e Dmed para psicólogo: o que cada obrigação pede de quem atende como pessoa física ou com CNPJ e Livro-caixa do psicólogo: o que lançar, o que deduzir e como guardar.

O que o contador não faz por você

Há tarefas que não se terceirizam, e saber quais evita frustração dos dois lados:

Informar o que entrou. Sem extrato, lista de pacientes pagantes ou nota emitida, não há como apurar. Combine uma data fixa por mês.
Emitir o recibo no pagamento. Quando a obrigação é do profissional pessoa física, o prazo é o dia do recebimento, não o fechamento do mês.
Guardar comprovantes. O livro-caixa não aceita recibo não identificado como prova de despesa.
O sigilo clínico. Nada do conteúdo dos atendimentos deve ir para o contador. Ele precisa de valores, datas e documentos fiscais, não de prontuário. Esse limite é seu e do código de ética, não dele.

Como saber se o contador entende de psicologia?

Faça três perguntas na primeira conversa. Ele sabe dizer em que anexo do Simples a psicologia entra e por quê? Ele fala do Fator R como decisão de pró-labore, e não só como fórmula? Ele sabe a diferença entre receber de paciente pessoa física, de convênio e de empresa? Quem responde "tudo é Anexo III" ou "o pró-labore é sempre o mínimo" sem olhar os seus números está reproduzindo uma regra de bolso.

Como a WJR entra nessa decisão?

Psicólogos estão entre os clientes típicos da WJR, escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, fundado em 1995, com mais de 30 anos de experiência. O atendimento é presencial e online, e o time especializado fica dentro do grupo de WhatsApp da sua empresa.

O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas. Nele a conta do seu consultório é feita com os seus números. Veja também a página do segmento em Contabilidade para psicólogos: do carnê leão ao CNPJ do consultório e o índice do tema em Psicologos.

Perguntas frequentes

Psicólogo autônomo precisa de contador?+

Não é obrigatório para quem atende como pessoa física, mas o carnê-leão, o livro-caixa e a declaração anual têm regras que um contador ajuda a aplicar. Com CNPJ, a apuração do Simples e as notas tornam o apoio contábil prático.

Em qual anexo do Simples o contador enquadra o psicólogo?+

No Anexo V quando a folha de salários dos 12 meses é inferior a 28% da receita, e no Anexo III quando é de 28% ou mais, conforme o art. 18, §5º-B, XXI, e o §5º-M, I, da LC 123.

O contador emite o recibo do Receita Saúde por mim?+

O recibo é emitido por quem recebe o pagamento, na data do pagamento, e a obrigação é do profissional. O contador pode orientar o preenchimento e conferir os recibos na apuração.

Preciso passar os dados dos pacientes para o contador?+

Não o conteúdo dos atendimentos. O contador precisa de valores, datas e documentos fiscais. Prontuário e informações clínicas ficam com você, sob sigilo.

O que levar na primeira conversa com um contador?+

Uma estimativa de faturamento mensal, a lista de quem paga (pacientes, convênios, empresas), as despesas do consultório e o CPF e o registro no conselho.

Psicólogo e o que esperar do contador: o que ele faz e o que continua com você