Quanto tempo guardar documentos da empresa: a regra dos 5 anos e as exceções

Quanto tempo guardar documentos da empresa? Enquanto o fisco ou outra parte ainda puder cobrar algo ligado a eles, ou seja, enquanto não ocorrer a decadência ou a prescrição dos atos que registram. Para tributos, a referência é de 5 anos, mas a contagem começa em datas diferentes e por isso não existe um prazo único para todos os papéis.

Esta página mostra de onde vem a regra, como a contagem funciona e o que muda para folha e para documentos digitais. Outras respostas rápidas estão em Perguntas.

Quanto tempo guardar documentos da empresa: qual é a regra geral?

A regra geral está no Código Civil: o empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, a correspondência e os demais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados (art. 1.194).

O regulamento do imposto de renda repete a regra para a pessoa jurídica (Decreto 9.580/2018, art. 278) e acrescenta que os comprovantes da escrituração relativos a fatos que repercutem em lançamentos de exercícios futuros ficam guardados até que se opere a decadência do direito de lançar tributos desses exercícios (art. 278, §3º).

O CTN diz o mesmo em relação aos livros: os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos ficam conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários das operações a que se referem (art. 195, parágrafo único).

De onde vêm os 5 anos?

Do CTN. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário se extingue após 5 anos, contados em regra do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado (art. 173, I). A cobrança do crédito, depois de constituído, prescreve em 5 anos, contados da constituição definitiva (art. 174).

Um exemplo hipotético da contagem. Um tributo cujo lançamento poderia ter sido feito em 2024 tem prazo contado de 1º/01/2025, e o direito de constituir o crédito se extingue no fim de 2029. Os papéis de 2024 devem ficar guardados, no mínimo, até aí. Há hipóteses com contagem diferente: o decreto do imposto de renda prevê, por exemplo, a contagem da data do fato gerador quando o pagamento é antecipado (art. 946, I). Por isso a conta exata de cada documento fica com o contador.

E a empresa do Simples Nacional?

A LC 123 manda a microempresa e a empresa de pequeno porte optantes manterem em boa ordem e guarda os documentos que fundamentaram a apuração dos impostos e o cumprimento das obrigações acessórias, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações a eles pertinentes (art. 26, II). Quem recolhe pelo DAS não está dispensado de guardar. O que mandar ao contador todo mês está em O que o contador precisa de mim todo mês? A lista curta e o porquê de cada item.

Documentos eletrônicos e arquivos digitais

Quem usa sistema de processamento eletrônico para escriturar e elaborar documentos contábeis ou fiscais deve manter à disposição da Receita os arquivos digitais e os sistemas pelo prazo decadencial (Decreto 9.580/2018, art. 279). A nota eletrônica é um arquivo, não um papel. O que é o XML e por que ele é o documento de verdade está em O que é XML da nota fiscal: o arquivo que é a nota de verdade.

A obrigação vale para o arquivo, então convém manter cópia fora do computador do dia a dia.

Posso digitalizar e jogar o papel fora?

Em alguns casos, sim. A Lei 12.682/2012 autoriza armazenar documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente. Depois da digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos do regulamento, o original pode ser destruído, ressalvados os de valor histórico (art. 2º-A, §1º).

O documento digital feito conforme a lei tem o mesmo valor probatório do original, inclusive perante o fisco (§2º). E, decorridos os prazos de decadência ou prescrição, os documentos armazenados podem ser eliminados (§3º).

O Decreto 10.278/2020 regulamenta o método. Entre particulares, vale o meio de comprovação de autoria e integridade que as partes escolherem de comum acordo. Para comprovar um ato perante o poder público, o documento digitalizado deve ser assinado com certificado digital ICP-Brasil e trazer os metadados e padrões técnicos do decreto (arts. 5º e 6º). Escanear com o celular, sem esse cuidado, pode não ter o mesmo efeito.

E os documentos da folha de pagamento?

A Constituição fixa a prescrição das ações sobre créditos trabalhistas em 5 anos, até o limite de 2 anos após a extinção do contrato de trabalho (art. 7º, XXIX). Isso orienta a guarda de recibos, controles de ponto e contratos de empregados. O FGTS e a previdência têm regras próprias, e o prazo certo para cada papel é conferido pelo contador e, se houver ação, pelo advogado trabalhista.

Como a WJR trata esse tema

A WJR tem serviço de consultoria de processos internos, e o cliente fala com o time especializado no grupo de WhatsApp da empresa, num escritório presencial com pessoas reais, com mais de 30 anos de experiência e 5 estrelas no Google.

O serviço mais próximo é BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa. Se a WJR guarda uma cópia dos seus documentos, depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz, gratuito e sem compromisso.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, Código Civil, art. 1.194 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10406compilada.htm, Planalto, CTN (Lei 5.172/1966), arts. 173, 174 e 195 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5172compilado.htm, Planalto, Decreto 9.580/2018 (RIR), arts. 278, 279 e 946 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/decreto/D9580.htm, Planalto, LC 123/2006, art. 26, II https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm, Planalto, Constituição Federal, art. 7º, XXIX https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm, Planalto, Lei 12.682/2012, art. 2º-A e Decreto 10.278/2020 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/lei/l12682.htm