No livro caixa do autônomo e dedução de despesas, a regra é a da Lei 8.134/1990, art. 6º: quem recebe por trabalho sem vínculo pode abater da receita os salários e encargos de empregados, os emolumentos pagos a terceiros e as despesas de custeio necessárias à atividade. A dedução exige comprovante e escrituração no livro caixa, tem limite na receita do mês e não cobre depreciação de equipamentos.
O que a lei deixa deduzir no livro caixa do autônomo e dedução de despesas
O art. 6º da Lei 8.134/1990, repetido no art. 68 do Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 9.580/2018), lista três grupos de despesa que o profissional autônomo pode tirar da receita antes de calcular o imposto:
- Remuneração paga a terceiros com vínculo empregatício, mais os encargos trabalhistas e previdenciários. A secretária registrada do consultório entra aqui.
- Emolumentos pagos a terceiros, como taxas de cartório ligadas ao trabalho.
- Despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.
O terceiro grupo é o que mais gera dúvida. A lei não traz lista fechada. O teste é a ligação direta com o trabalho: aluguel e condomínio da sala onde o serviço é prestado, conta de luz e internet do consultório, material de consumo, anuidade do conselho profissional e software usado no atendimento costumam ser analisados nesse grupo.
A página O que é livro caixa: quem precisa dele no Simples, no Lucro Presumido e como autônomo explica o livro em si. Aqui o foco é o que entra como despesa.
O que fica fora da dedução
O § 1º do mesmo art. 6º tira da regra:
- Quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos.
- Despesas de arrendamento.
- Locomoção e transporte, exceto no caso de representante comercial autônomo.
Na prática, o computador ou a cadeira odontológica comprados para o trabalho não viram dedução por depreciação. E o combustível do carro usado para visitar clientes, em regra, também não entra, salvo para o representante comercial autônomo.
Gasto pessoal fica fora sempre, mesmo pago no mesmo cartão. Supermercado, escola dos filhos e viagem de férias não são custeio da atividade. Misturar tudo no livro é o caminho mais curto para a glosa na malha.
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Existe limite para a dedução?
Existe. O § 3º do art. 6º diz que as deduções não podem passar da receita mensal da atividade. Se as despesas de um mês forem maiores que a receita, o excesso pode ser usado nos meses seguintes, até dezembro. O que sobrar no fim do ano não passa para o ano seguinte. O art. 69 do Regulamento repete a regra.
Um exemplo simples: o profissional recebeu R$ 3.000 em janeiro e teve R$ 4.000 de despesas dedutíveis. Em janeiro a base fica zerada e os R$ 1.000 de sobra podem abater a receita de fevereiro em diante, mas morrem em 31 de dezembro.
Como comprovar as despesas
A lei pede duas coisas: escrituração em livro caixa e documentação idônea. O § 2º do art. 6º manda guardar tudo à disposição da fiscalização enquanto não ocorrer a prescrição ou a decadência. O art. 69, § 3º, do Regulamento diz que o livro caixa independe de registro.
Documento idôneo é nota fiscal, recibo com CPF ou CNPJ de quem recebeu, boleto quitado e contrato. Despesa sem comprovante não se sustenta numa fiscalização. Para o autônomo que também paga terceiros sem vínculo, o recibo de pagamento autônomo é tratado em O que é RPA recibo de pagamento autônomo: o que ele traz e quais descontos a empresa faz.
Onde o livro caixa entra no imposto
O livro caixa reduz a base do imposto mensal e da declaração anual. Quem recebe de pessoa física ou do exterior paga o carnê-leão, que o art. 118 do Regulamento torna obrigatório para rendimentos não tributados na fonte. O passo a passo do pagamento aparece em Carnê-leão para psicólogo como pagar: cálculo, deduções e prazo de todo mês, e o caso específico do psicólogo está em Livro-caixa do psicólogo: o que lançar, o que deduzir e como guardar.
Quando a receita cresce e as despesas também, a conta da pessoa física pode deixar de compensar. A comparação entre continuar autônomo e abrir empresa está em Autônomo ou PJ qual compensa para quem presta serviço por conta própria. Se a decisão for abrir o CNPJ, o processo está em Abrir empresa em São Paulo do jeito certo, do primeiro passo ao CNPJ ativo, e a diferença entre livro caixa e escrituração contábil está em Livro caixa no Simples Nacional ou escrituração contábil: o que cada um resolve.
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Perguntas frequentes
Posso deduzir o aluguel da sala onde atendo?+
O aluguel da sala usada para a atividade é despesa de custeio necessária à receita, que a Lei 8.134/1990, art. 6º, III, permite deduzir. Guarde o contrato e os recibos, porque a prova é exigida enquanto o prazo de fiscalização estiver aberto.
O carro usado para trabalhar entra no livro caixa?+
Em regra, não. O § 1º do art. 6º exclui despesas de locomoção e transporte, salvo para o representante comercial autônomo. A depreciação do veículo também fica fora.
Despesa maior que a receita no mês se perde?+
Não de imediato. O excesso pode ser usado nos meses seguintes do mesmo ano, até dezembro. O que sobrar em 31 de dezembro não passa para o ano seguinte.
O livro caixa precisa ser registrado em algum órgão?+
Não. O art. 69, § 3º, do Regulamento do Imposto de Renda diz que o livro caixa independe de registro. Ele fica com o contribuinte, junto com os comprovantes.
Compra de computador pode ser deduzida?+
A lei exclui as quotas de depreciação de máquinas e equipamentos, então o valor do equipamento não vira dedução parcelada pelo uso. Material de consumo comprado e usado no mês tem tratamento diferente, como custeio.
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Fontes: Planalto, Lei 8.134/1990 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8134.htm; Planalto, Decreto 9.580/2018 (Regulamento do Imposto de Renda) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/decreto/d9580.htm
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