Funcionário trabalhando sem registro: qual o risco para a empresa

Funcionário trabalhando sem registro, qual o risco: multa de R$ 3.000,00 por empregado não registrado, acrescida de igual valor em cada reincidência, ou de R$ 800,00 por empregado para microempresa e empresa de pequeno porte (CLT, art. 47). Além da multa, a empresa fica exposta a ação trabalhista com FGTS, INSS e verbas retroativas, e a omissão da vigência do contrato em documento previdenciário é prevista como crime.

É uma das situações mais comuns em pequenas empresas, muitas vezes no "período de teste" ou em funcionário que pediu para não registrar. A seguir, os riscos e como regularizar.

Quando existe vínculo de emprego?

A CLT considera empregado toda pessoa física que presta serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário (art. 3º). Se esses elementos estão presentes, há emprego, com ou sem carteira, com ou sem contrato escrito, mesmo que a pessoa tenha CNPJ.

O registro é obrigatório em todas as atividades (art. 41), e a empresa tem 5 dias úteis para anotar na CTPS a data de admissão, a remuneração e as condições especiais (art. 29). Não existe "período de teste sem registro": o teste legal é o contrato de experiência, registrado desde o primeiro dia.

Funcionário trabalhando sem registro: qual o risco de multa?

O art. 47 da CLT prevê:

• R$ 3.000,00 por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência;
• R$ 800,00 por empregado não registrado, no caso de microempresa ou empresa de pequeno porte (§ 1º).

A multa é aplicada pela fiscalização do trabalho e se soma às outras obrigações. Com vários funcionários sem registro, o valor cresce rápido.

E o que o funcionário pode cobrar?

Na Justiça do Trabalho, o empregado pode pedir o reconhecimento do vínculo e tudo o que deixou de receber: anotação na carteira, FGTS de todo o período, férias com um terço, 13º, horas extras, aviso prévio e verbas da rescisão. A ação, quanto aos créditos da relação de trabalho, pode alcançar os últimos cinco anos, até o limite de dois anos após o fim do contrato (Constituição, art. 7º, XXIX).

Para a empresa, isso significa pagar de uma vez, com correção, o que teria sido diluído mês a mês, mais custas e honorários.

INSS e FGTS em atraso

Com o vínculo reconhecido, a contribuição previdenciária e o FGTS do período passam a ser devidos, com acréscimos. O INSS que deixou de ser recolhido também afeta o próprio empregado, que perde tempo de contribuição e proteção em caso de afastamento ou acidente. Acidente de trabalho com funcionário sem registro é um dos cenários mais caros para uma pequena empresa.

Existe risco penal?

Existe. O Código Penal prevê, entre as condutas ligadas à falsificação de documento público, a de quem omite, em documentos previdenciários como a CTPS, o nome do segurado, a remuneração ou a vigência do contrato de trabalho (art. 297, § 4º). O enquadramento depende do caso concreto, mas o risco é real e não se limita à multa.

Como regularizar

1. Registre o funcionário com a data real de admissão, não com a data em que a regularização é feita.
2. Envie os eventos do eSocial de admissão; o prazo normal está em eSocial na admissão: prazo e o que fazer antes de contratar.
3. Recolha FGTS e INSS do período atrasado, com os acréscimos.
4. Pague as diferenças de férias, 13º e horas, se houver.
5. Revise outros casos, como diaristas fixos, "freelas" permanentes e PJs com subordinação.

O passo a passo de admissão está em Como admitir um funcionário: o passo a passo do contrato ao primeiro dia, e a escolha entre CLT e PJ em CLT ou PJ: o que diferencia as duas contratações para a sua empresa.

Sai mais barato não registrar?

Não. A conta parece favorável no mês, mas ignora a multa, os retroativos com correção, a ação trabalhista e o risco de acidente. O custo real de um funcionário registrado está em Quanto custa um funcionário CLT em 2026: a conta completa, e o caminho para contratar certo em Como contratar um funcionário CLT: o caminho em 6 passos, do exame ao eSocial.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O serviço está em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente. Comece pelo Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras respostas estão em Perguntas.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, CLT, arts. 3º, 29, 41 e 47 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm, Planalto, Constituição Federal, art. 7º, XXIX https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm, Planalto, Código Penal, art. 297 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del2848compilado.htm