Como emitir nota fiscal de devolução passo a passo

Como emitir nota fiscal de devolução? Quem devolve é contribuinte do ICMS emite a nota com destaque do imposto, repetindo base e alíquota da venda original; se quem devolve é consumidor ou não emite nota, quem recebe a mercadoria de volta emite a nota de entrada. A regra de São Paulo está nos arts. 452 a 454 do RICMS.

A página dona do tema, com prazo e crédito do ICMS, é Nota fiscal de devolução: quem emite, prazo e CFOP. Aqui está o passo a passo e a escolha do CFOP; outras respostas rápidas ficam em Perguntas.

Como emitir nota fiscal de devolução quando o cliente é empresa?

Quem tem a mercadoria e a devolve ao fornecedor emite a nota. A Resposta à Consulta 29073/2023, da SEFAZ-SP, diz que o destinatário que é contribuinte do ICMS e quer devolver mercadoria recebida deve emitir nota de devolução, com destaque do imposto, e o remetente original a escritura na entrada.

O roteiro, no seu emissor, é este:

Abrir uma nova nota de saída e selecionar a natureza de devolução.
Informar como destinatário o fornecedor original.
Referenciar a nota que está sendo devolvida, pela chave de acesso.
Repetir os itens devolvidos, com a mesma base de cálculo e a mesma alíquota da nota original.
Escolher o CFOP e transmitir.

A mesma resposta explica que, na devolução, usa-se a base e a alíquota do documento da operação original. Não se recalcula o imposto como se fosse operação nova.

E quando quem devolve é consumidor?

Aqui a regra se inverte. O art. 452 do RICMS diz que o estabelecimento que recebe mercadoria devolvida por pessoa física ou jurídica não contribuinte, ou não obrigada a emitir documento fiscal, pode creditar-se do imposto da saída, desde que haja prova cabal da devolução.

Quem recebe, portanto, é quem emite a nota de entrada, com estes dados:

número, série, data e valor da nota original;
identificação de quem devolve, com espécie e número do documento de identidade;
registro no livro de entradas, para o crédito do imposto.

A nota de entrada ainda acompanha a mercadoria no retorno ao estabelecimento de origem. Na troca, o art. 452 fixa o prazo de 45 dias contados da saída, e na garantia vale o prazo do documento. O Simples tem regra à parte, no art. 454: o crédito depende de registrar a nota da microempresa.

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Qual CFOP usar na nota de devolução?

CFOP é o código de quatro dígitos que classifica a operação, tema de O que é CFOP: o código de quatro dígitos que explica a operação da nota. A resposta da SEFAZ-SP indica, para a entrada da devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, os códigos 1.202 (dentro do estado) e 2.202 (de outro estado). Quem devolve uma compra para comercialização usa os códigos de saída da família 5.202 e 6.202, segundo a tabela que o emissor traz.

Mercadoria sujeita à substituição tributária tem códigos próprios, como 1.411 e 2.411 na entrada. Como a tabela de CFOP foi atualizada pelo Portal Nacional da NF-e em setembro de 2026, confira o código no emissor antes de transmitir.

Mercadoria recusada no caminho: o que muda?

Se o cliente recusa e a mercadoria volta sem entrar no estabelecimento dele, o art. 453 manda o dono emitir uma nota de entrada. Nessa nota, os dados do cliente que recusou não ficam no campo do remetente: o próprio emitente aparece como remetente e destinatário, conforme a SEFAZ-SP.

Devolução ou cancelamento?

Cancelar tem prazo curto, como mostra Quanto tempo tenho para cancelar uma nota: 24 horas na NF-e, 6 meses na NFS-e de São Paulo. Depois disso, o desfazimento de uma venda se faz pela devolução. Já o erro em certos campos se corrige pela carta de correção, tema de O que é carta de correção de nota fiscal: para que serve e o que não corrige, que atua em campos específicos e não serve para desfazer a venda.

Como a WJR trata esse tema

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Perguntas frequentes

A nota de devolução paga imposto?+

Ela repete o imposto da operação original, com a mesma base e a mesma alíquota, e o crédito é registrado por quem recebe. O efeito final depende do seu regime.

Posso devolver só parte da mercadoria?+

Sim, a nota de devolução lista os itens e quantidades devolvidos, referenciando a nota original.

Quem emite quando o cliente devolve pelo correio?+

Se o cliente é consumidor, a loja que recebe emite a nota de entrada. Se é empresa contribuinte, ela mesma emite a nota de devolução.

Preciso do XML da nota original?+

Precisa da chave de acesso para referenciar. Veja O que é XML da nota fiscal: o arquivo que é a nota de verdade.

Posso cancelar em vez de devolver?+

Só enquanto o prazo de cancelamento permitir. Passado o prazo, o caminho é a devolução. Quer emitir devoluções sem erro de CFOP ou de imposto? Conheça Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro e peça o Diagnóstico WJR.

Como emitir nota fiscal de devolução: quem emite e o que preencher