Como passar de MEI para ME: motivo, prazo e a ordem certa de fazer

Passar de MEI para ME é um processo em duas camadas: primeiro o desenquadramento do MEI, que é uma comunicação com prazo definido em lei, e depois a migração da estrutura, que é constituir e registrar a empresa no porte de microempresa. Quem trata as duas como uma coisa só costuma perder prazo em uma e travar a outra.

Este artigo é para o MEI que estourou o teto, foi buscar uma atividade que o regime não aceita, precisa do segundo empregado ou quer colocar um sócio. O que muda para você é enxergar o motivo, o prazo e a ordem, em vez de descobrir a mudança quando o sistema recusa a emissão da guia.

Quando você precisa passar de MEI para ME

São quatro gatilhos, e eles não se confundem.

O primeiro é o excesso de receita. O faturamento do ano passou do teto do MEI, e a partir daí o regime não se aplica mais. O tamanho do excesso e o ano em que ele aconteceu mudam a data em que o desenquadramento produz efeito e o que se paga, e esses quatro cenários estão detalhados em Limite do MEI: quanto você pode faturar por ano e o que acontece se passar.

O segundo é a atividade. Nem toda ocupação é aceita no MEI, e incluir uma atividade que não está na lista, ou exercer de fato uma atividade vedada, é motivo de desenquadramento. Vale conferir isso antes de assinar um contrato novo, e não depois.

O terceiro é a contratação. O MEI pode ter um empregado; a partir do segundo o enquadramento não se sustenta, como explicado em MEI pode ter funcionário: sim, um empregado, com as obrigações de qualquer patrão.

O quarto é a sociedade. O MEI é individual por definição, e não comporta sócio, nem participação do titular como sócio ou administrador de outra empresa. Quem vai dividir o negócio precisa de outra estrutura.

Os prazos de comunicação que disparam o processo

Quando o motivo é excesso de receita, a lei fixa prazos diferentes conforme o tamanho do excesso, e escrever só um deles é o erro mais comum na internet.

A LC 123/2006, no art. 30, §1º, III, determina que o excesso acima de 20% seja comunicado até o último dia útil do mês seguinte ao da ocorrência. Já o inciso IV do mesmo parágrafo fixa, para o excesso de até 20%, a comunicação até o último dia útil de janeiro do ano seguinte.

São duas réguas distintas, com consequências distintas. Perder a comunicação não faz o problema sumir: ele reaparece na declaração anual, na apuração retroativa e, muitas vezes, na hora de tirar uma certidão para fechar contrato.

Em que ordem fazer o desenquadramento e a migração

A sequência importa porque cada etapa depende da anterior estar registrada. Este é o encadeamento que evita retrabalho.

• Identifique o motivo e a data em que o desenquadramento produz efeito.
• Faça a comunicação do desenquadramento no Portal do Simples Nacional, dentro do prazo do seu caso.
• Defina a natureza jurídica da nova estrutura e revise os CNAEs que descrevem o que você realmente faz.
• Registre o ato constitutivo na Junta Comercial e atualize o CNPJ.
• Regularize inscrições e licenças municipais e, se houver mercadoria, a inscrição estadual.
• Configure a emissão de nota fiscal no modelo correto para a sua atividade.
• Monte a rotina mensal de apuração e, havendo empregado, a rotina de folha.

Quando a virada envolve criar uma sociedade ou constituir uma nova pessoa jurídica, o trabalho é o de Abrir empresa em São Paulo do jeito certo, do primeiro passo ao CNPJ ativo. Quando a estrutura já existe e o que muda é quadro societário, objeto social, endereço ou capital, o caminho é Alteração contratual: atualize o contrato social sem travar a empresa.

O que muda depois que você vira ME

A primeira mudança é documental. O MEI vive de um registro simplificado; a microempresa tem ato constitutivo registrado, com objeto social, capital e administração definidos por escrito. É esse documento que bancos, clientes grandes e órgãos públicos vão pedir.

A segunda é tributária. Acaba a guia mensal de valor fixo. No Simples Nacional, a ME apura mês a mês sobre a receita, com alíquota que varia conforme a faixa e o anexo da atividade, tema de Anexos do Simples Nacional: em qual deles a sua empresa está. A LC 123/2006 define, no art. 3º, a microempresa como a que tem receita bruta anual de até R$ 360.000,00, e a empresa de pequeno porte de R$ 360.000,01 até R$ 4.800.000,00.

A terceira é acessória. Entram declarações e escriturações que o MEI não tinha, com prazos próprios, e a apuração passa a depender de informação organizada: notas emitidas, notas recebidas, movimentação bancária e folha. É o ponto em que muita gente descobre que a planilha do celular não segura mais o negócio.

A quarta é a nota fiscal. A ME normalmente emite em volume maior e para clientes que exigem o documento certo, e o modelo correto muda conforme você venda mercadoria ou preste serviço. Configurar isso antes de faturar evita cancelar nota no primeiro mês.

A quinta é a folha. Sem o teto de um empregado, a contratação deixa de ser exceção e vira rotina, com apuração mensal, eSocial e guias, que é o que fazemos em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

O que costuma dar errado nessa transição

O erro mais caro é operar no vazio: desenquadrar e demorar semanas para registrar a nova estrutura, faturando no meio do caminho sem saber sob qual regra aquela receita está.

O segundo é escolher CNAE por hábito, repetindo o que estava no MEI, sem verificar se aquele código descreve o que a empresa faz hoje e em qual anexo do Simples ele cai. CNAE errado muda a tributação e pode até impedir a opção pelo regime.

O terceiro é esquecer o passado. O desenquadramento não apaga competências em aberto nem declarações não entregues do período de MEI, e essas pendências continuam aparecendo no CNPJ novo. O panorama das obrigações do regime está em MEI: o que é, para quem serve e o que o regime obriga.

Como a WJR ajuda nesse processo

A WJR é um escritório na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos, atendimento presencial e online e 5 estrelas no Google. Na virada de MEI para ME, a gente olha o motivo do desenquadramento, mapeia prazos e etapas, aponta os CNAEs e o enquadramento que fazem sentido e orienta a ordem de execução.

O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas. Depois dele, o time especializado acompanha pelo grupo de WhatsApp da sua empresa, com pessoas reais respondendo. Nas palavras da Mariana: "te inserem em todo o processo, deixando tudo muito bem explicado".

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, LC 123/2006 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm, Portal do Simples Nacional https://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/default.aspx, Portal do Empreendedor, MEI https://www.gov.br/empresas-e-negocios/pt-br/empreendedor