MEI pode ter funcionário: sim, um empregado, com as obrigações de qualquer patrão

MEI pode ter funcionário: sim, um empregado registrado em carteira. A resposta é objetiva, mas ela vem acompanhada de uma segunda parte que costuma pegar o empreendedor de surpresa: a partir do momento em que existe empregado, o MEI passa a ter as mesmas obrigações trabalhistas de qualquer empresa com folha.

Este artigo é para quem já não dá conta sozinho e quer contratar sem criar passivo. O que muda para você é sair da dúvida sobre quantidade e entrar no que realmente pesa: contrato, folha mensal, recolhimentos com data, direitos do ano e o custo de desligar.

MEI pode ter funcionário? Sim, e a conta é um

O limite é de um empregado. Não é uma recomendação nem um teto sugerido: é a condição do enquadramento. Se o negócio precisa de duas pessoas contratadas, o MEI deixa de ser a estrutura adequada e o caminho passa a ser a migração, tratada em Como passar de MEI para ME: motivo, prazo e a ordem certa de fazer.

Vale separar empregado de outras figuras que aparecem na rotina. Contratar outro MEI para prestar um serviço é contrato entre empresas, não emprego. Combinar com um conhecido para ajudar "de vez em quando" também não é emprego no papel, mas pode virar vínculo se a relação tiver pessoalidade, habitualidade, subordinação e pagamento, que são os elementos que caracterizam a relação de emprego.

É exatamente aí que mora o risco mais comum do MEI que cresce: a pessoa que "ajuda" todo dia, cumpre horário e recebe todo mês está, na prática, em uma relação de emprego não registrada. A reclamação trabalhista chega depois, com todos os direitos do período somados.

O que precisa existir antes do primeiro dia de trabalho

Contratar não começa no pagamento, começa no registro. Antes de a pessoa entrar, três coisas precisam estar prontas.

• Contrato de trabalho definido: função, jornada, salário, local e data de início.
• Registro do empregado e anotação na carteira de trabalho digital.
• Cadastro do empregado no eSocial, que é por onde as informações trabalhistas passam a ser enviadas.

Some a isso o exame admissional e a definição de benefícios obrigatórios pela categoria, como vale-transporte. Esses pontos aparecem na convenção coletiva do sindicato da sua atividade, e é ela que diz o piso salarial e o que mais é devido. Ignorar a convenção é outro passivo clássico.

eSocial, FGTS e INSS: as obrigações que passam a ter data

Com empregado, o calendário do MEI deixa de ter apenas o DAS do dia 20. Passa a existir uma rotina mensal de folha, com prazos próprios.

Todo mês é preciso apurar a folha, enviar as informações pelo eSocial, recolher o FGTS do empregado e recolher a contribuição previdenciária relativa àquela contratação. Esses recolhimentos não entram no DAS do MEI: eles são apurados e pagos em guia própria, gerada a partir do que foi informado.

O ponto que costuma quebrar o MEI de primeira viagem não é o valor, é a periodicidade. Folha atrasada gera multa por obrigação acessória, FGTS não recolhido aparece na certidão e a pendência no eSocial trava a emissão das guias seguintes. É uma engrenagem que precisa girar todo mês, sem exceção.

Vale registrar também que essas obrigações não param quando o empregado falta, tira férias ou fica afastado. Afastamento por doença, licença-maternidade e férias têm eventos próprios a informar, cada um com o seu prazo, e o simples fato de não haver salário integral no mês não elimina o envio.

Há ainda o lado documental. Ponto, recibos de pagamento, comprovantes de entrega de vale-transporte e o próprio contrato precisam existir e ficar guardados. Em uma discussão trabalhista, o ônus de provar o que foi pago e o que foi cumprido é do empregador, e documento que não existe não prova nada.

Férias, décimo terceiro e rescisão entram no custo do ano

O salário mensal é a parte visível do custo. A parte que desorganiza o caixa de quem não planejou é a que vence uma vez por ano ou no fim do contrato.

Depois de doze meses de trabalho, o empregado tem direito a férias com o adicional constitucional. No fim do ano vem o décimo terceiro salário, pago em parcelas, com os recolhimentos correspondentes. Ao longo de todo o contrato, o FGTS vai sendo depositado mês a mês.

Na saída, existe rescisão: aviso prévio, saldo de salário, férias proporcionais, décimo terceiro proporcional e, conforme o motivo do desligamento, a multa sobre o saldo do FGTS. Contratar um empregado é, em termos de caixa, assumir um custo maior do que o salário combinado, e é bom fazer essa conta antes e não depois.

E se eu precisar do segundo empregado?

Aqui a resposta também é direta: com dois empregados o enquadramento no MEI não se sustenta e o caminho é o desenquadramento, com migração para microempresa. Não existe autorização excepcional, nem período de tolerância informal.

O bom desse cenário é que ele quase sempre chega junto com crescimento de faturamento, e as duas coisas costumam ser resolvidas no mesmo movimento. Vale conferir também onde está o seu faturamento em relação ao teto do regime, tema de Limite do MEI: quanto você pode faturar por ano e o que acontece se passar, e ler a ordem do processo em Como passar de MEI para ME: motivo, prazo e a ordem certa de fazer.

Se a migração já é decisão tomada, a constituição da nova estrutura é o que tratamos em Abrir empresa em São Paulo do jeito certo, do primeiro passo ao CNPJ ativo. E se você ainda está avaliando se precisa de apoio contábil nessa fase, o recorte está em MEI precisa de contador? A lei não obriga, e veja quando vale a pena.

Como a WJR ajuda quem vai contratar

A WJR é um escritório na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos, atendimento presencial e online e 5 estrelas no Google. Diante de uma primeira contratação, a gente olha o desenho do negócio, mapeia as obrigações que vão nascer com o registro, aponta o que precisa estar pronto antes da admissão e orienta a sequência.

A rotina mensal de folha, com apuração, eSocial e guias, está descrita em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente, e o panorama das obrigações do regime está em MEI: o que é, para quem serve e o que o regime obriga.

O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas. Depois dele, o time especializado acompanha pelo grupo de WhatsApp da sua empresa.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, LC 123/2006 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm, Portal do Empreendedor, MEI https://www.gov.br/empresas-e-negocios/pt-br/empreendedor