Sócio pagou conta da empresa no cartão pessoal

Quando o sócio pagou conta da empresa no cartão pessoal como lançar é simples: a despesa entra na contabilidade da empresa, com o documento fiscal em nome do CNPJ, e o valor pago vira uma dívida da empresa com o sócio. Depois, essa dívida é quitada por reembolso, mantida como empréstimo do sócio ou convertida em aporte de capital, sempre com registro.

Sócio pagou conta da empresa no cartão pessoal como lançar, passo a passo

Confira o documento. Nota fiscal, recibo ou fatura precisa estar em nome da empresa, com o CNPJ. Documento no CPF do sócio dificulta provar que a despesa é da empresa.
Lance a despesa na empresa, na conta própria: software, combustível de entrega, material, anúncio.
Registre a contrapartida como valor a pagar ao sócio, não como saída de caixa da empresa.
Junte o comprovante do cartão, com a fatura ou o extrato da compra.
Escolha como quitar: reembolso, empréstimo ou aporte.

A ordem importa. Se o passo 3 é esquecido, a contabilidade mostra uma despesa paga com dinheiro que nunca saiu da conta da empresa, e a conciliação não fecha. A rotina de conciliação está em Conciliação bancária: o que é, como fazer e os erros que ela encontra.

As três formas de resolver

Reembolso

A empresa devolve ao sócio o valor pago, por transferência da conta PJ, com uma planilha ou relatório que lista cada despesa e seu documento. É o caminho mais simples para gastos pontuais. Um modelo está em Planilha de reembolso: o modelo que a sua empresa precisa ter.

Exemplo com números inventados: o sócio pagou R$ 1.200 de um software anual no cartão pessoal. A empresa lança R$ 1.200 de despesa com sistemas e R$ 1.200 a pagar ao sócio. Quando transfere R$ 1.200 ao sócio, a dívida zera.

Empréstimo do sócio

Se a empresa não tem caixa para reembolsar, o valor pode ficar como empréstimo do sócio, com contrato simples dizendo valor, prazo e se há juros. Empréstimo entre sócio e empresa pode ter efeitos fiscais próprios, por isso o contrato é conferido antes de assinar.

Aporte de capital

Se o sócio não pretende receber o valor de volta, ele pode ser convertido em aumento de capital, com alteração do contrato social. É a opção mais formal e faz sentido para valores altos.

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Por que não deixar sem registro

O Código Civil, art. 50, § 2º, define confusão patrimonial como a ausência de separação de fato entre os patrimônios e cita como exemplo o cumprimento repetitivo, pela sociedade, de obrigações do sócio, ou o contrário. Um pagamento isolado, registrado, não é problema. O hábito de pagar as contas da empresa no cartão pessoal, sem controle, é.

Há também o efeito fiscal. Na empresa do Lucro Real, a Lei 4.506/1964, art. 47, aceita como despesa operacional a que é necessária à atividade, e a prova disso é o documento em nome da empresa. Na empresa do regime normal de ICMS, a LC 87/1996, art. 23, condiciona o crédito de ICMS à idoneidade da documentação: compra de mercadoria no CPF do sócio não dá crédito para a empresa.

E se o cartão foi parcelado?

O lançamento da despesa segue a data da compra e o valor total. O que é parcelado é a dívida do sócio com o banco, não a despesa da empresa. A empresa pode reembolsar de uma vez ou acompanhar as parcelas, desde que registre o saldo devido ao sócio.

Juros do cartão pessoal são, em regra, do sócio. Se ficar combinado que a empresa arca com eles, isso precisa estar escrito no acordo de reembolso ou no contrato de empréstimo.

Como evitar que vire rotina

Ter um cartão no CNPJ para as despesas recorrentes da empresa.
Definir um limite para despesa paga pelo sócio sem aprovação.
Fazer o reembolso numa data fixa do mês, com relatório.

A comparação entre cartão pessoal e cartão corporativo está em Cartão de crédito corporativo vale a pena para pequena empresa?. O caso inverso, em que o sócio tira dinheiro da empresa sem avisar, está em Sócio retirou dinheiro da empresa sem avisar como agir sem piorar a situação, e a separação de contas em Misturar conta PF e PJ: por que dá problema e como separar as contas da empresa e do sócio.

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Perguntas frequentes

A nota precisa estar no CNPJ mesmo pagando com cartão pessoal?+

Precisa. O meio de pagamento não muda quem é o comprador. A nota em nome da empresa é o que prova que a despesa pertence a ela.

O reembolso ao sócio paga imposto?+

O reembolso de despesa da empresa, com documento, devolve um valor que o sócio adiantou, e não é remuneração. Sem documento, o valor pode ser visto como retirada ou pró-labore.

Posso compensar o reembolso com a distribuição de lucros?+

Pode registrar os dois, mas são coisas diferentes. Misturar reembolso e lucro no mesmo lançamento esconde quanto foi despesa e quanto foi resultado distribuído.

E se a compra foi feita no CPF por engano?+

Peça ao fornecedor a correção ou o cancelamento e a reemissão no CNPJ, quando possível. Se não for possível, o contador avalia como tratar o documento.

Quanto tempo posso levar para reembolsar o sócio?+

O prazo é combinado entre a empresa e o sócio. O importante é registrar o saldo devido e quitar de forma documentada, por reembolso, empréstimo ou aporte.

Sócio pagou conta da empresa no cartão pessoal como lançar: reembolso, empréstimo ou aporte