Sócio saiu: precisa trocar o certificado digital?

Na dúvida sócio saiu da empresa precisa trocar o certificado digital, a resposta é sim quando ele era o responsável pela empresa perante a Receita ou ficou com a mídia e a senha do e-CNPJ. Nesse caso, a empresa revoga o certificado na Autoridade Certificadora que o emitiu e emite um novo, com o novo responsável, depois de atualizar o cadastro do CNPJ.

Por que a saída do sócio mexe no certificado

O e-CNPJ é o certificado da empresa, mas ele fica na mão de uma pessoa: quem guarda o arquivo ou o token e conhece a senha. Com ele, é possível assinar declarações, acessar o e-CAC, emitir notas e outorgar procurações em nome da empresa.

Se essa pessoa saiu da sociedade, ela continua com o poder técnico de usar o certificado até a revogação. Mesmo numa saída amigável, o risco não vale a pena: o ex-sócio pode ser acionado por algo assinado depois da saída, e a empresa fica sem controle do próprio acesso.

Sócio saiu da empresa precisa trocar o certificado digital em quais casos

Troque quando:

o ex-sócio era o responsável pela empresa no CNPJ;
o ex-sócio tem o arquivo A1 ou o token A3 e a senha;
a saída foi conflituosa;
não se sabe quem tem cópia do arquivo A1.

Pode não ser necessário quando o e-CNPJ foi emitido pelo sócio que continua, ficou só com ele, e o ex-sócio nunca teve acesso. Mesmo assim, vale revisar as procurações eletrônicas.

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O que a Receita diz sobre revogação

Segundo a Receita Federal, revogar um certificado digital torna-o inválido e impossibilita o uso a partir da revogação. Para revogar, o usuário acessa a página de revogação da Autoridade Certificadora habilitada que emitiu o certificado e preenche os dados pedidos.

A emissão, a renovação e a revogação de e-CPF e e-CNPJ são feitas por Autoridades Certificadoras habilitadas pela Receita. O passo a passo da revogação está em Revogar certificado digital: quando vale cancelar antes do vencimento e como pedir.

A ordem certa da troca

Registre a saída do sócio na alteração contratual e no órgão de registro. Detalhes em Alteração contratual: atualize o contrato social sem travar a empresa.
Atualize o responsável no CNPJ, se o ex-sócio era o responsável perante a Receita.
Revogue o e-CNPJ antigo na Autoridade Certificadora emissora.
Emita o novo e-CNPJ com o novo responsável.
Revise as procurações eletrônicas no e-CAC.
Atualize os sistemas que usam o certificado: emissor de notas, prefeitura, SEFAZ, bancos.

A ordem evita um problema comum: emitir o novo certificado antes de atualizar o responsável no CNPJ, com os dados antigos.

Procurações e acessos que o ex-sócio deixou

A Receita explica, nas dúvidas frequentes sobre certificados, que sócios, procuradores ou prepostos podem executar procedimentos em nome da empresa se autorizados pelo responsável perante a Receita, por meio de procuração eletrônica cadastrada no e-CAC. A mesma página diz que o certificado de pessoa física do responsável pode ser usado para os serviços da empresa ligados a tributos internos.

Na prática, isso cria duas pontas para revisar:

procurações outorgadas pela empresa ao ex-sócio, que precisam ser canceladas;
uso do e-CPF do ex-sócio como responsável, que deixa de fazer sentido depois da troca.

Como o contador acessa o e-CAC por procuração, confira também se a procuração dele foi outorgada pelo certificado antigo e precisa ser refeita. O tema está em Procuração no e-CAC para o contador: como liberar, conferir e cancelar o acesso.

E o e-CPF do sócio que saiu?

O e-CPF é dele, pessoa física, e não precisa ser revogado pela empresa. O que a empresa faz é cortar o vínculo: cancelar as procurações que deu a ele e retirar acessos a sistemas. A diferença entre os dois certificados está em e-CPF ou e-CNPJ: qual certificado o sócio precisa e qual a empresa precisa.

Se o novo responsável é estrangeiro, a emissão tem exigências próprias, explicadas em Certificado digital para estrangeiro: como o sócio de fora tira o e-CPF e quem responde pelo e-CNPJ.

O que mais atualizar além do certificado

Bancos, gov.br da empresa, prefeitura, SEFAZ, eSocial e fornecedores que pedem o representante legal. A lista completa está em Checklist: mudança de sócios na empresa o que atualizar nos bancos e cadastros. Se outra pessoa vai assinar pela empresa sem ser sócia, o caminho é a procuração, tema de Procuração do sócio para outra pessoa assinar pela empresa: como fazer certo.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Certificado digital A1: a identidade eletrônica da sua empresa.

Perguntas frequentes

O certificado deixa de funcionar sozinho quando o sócio sai?+

Não conte com isso. Enquanto não é revogado, o certificado continua utilizável por quem tem a mídia e a senha. A revogação é o que o torna inválido.

Quem pede a revogação do e-CNPJ?+

A empresa, pela página de revogação da Autoridade Certificadora que emitiu o certificado, com os dados pedidos por ela.

Preciso esperar o certificado vencer para emitir outro?+

Não. A empresa pode revogar o antigo e emitir um novo a qualquer momento, depois de atualizar o responsável no CNPJ.

O ex-sócio responde por algo assinado com o certificado depois da saída?+

Esse é um dos riscos que a revogação evita. Com o certificado revogado e as procurações canceladas, deixa de haver assinatura válida em nome da empresa por esse meio.

Certificado A1 em vários computadores muda alguma coisa?+

Muda o tamanho do risco: cada cópia instalada é um acesso. Na troca de sócio, revogar o A1 invalida todas as cópias de uma vez.

Sócio saiu da empresa precisa trocar o certificado digital? Quando revogar e emitir outro