CNPJ suspenso, inapto e baixado: a diferença

CNPJ suspenso inapto baixado diferença: são três situações cadastrais de gravidade crescente. Suspenso indica pendência cadastral em hipóteses definidas pela Receita, inapto indica um problema sério como omissão de declarações por no mínimo 90 dias, e baixado significa que a inscrição foi encerrada, a pedido ou de ofício.

Cada uma tem efeitos e saídas diferentes. Abaixo, o que a lei diz de cada uma e como a empresa costuma sair.

CNPJ suspenso inapto baixado diferença, lado a lado

| Situação | De onde vem | Efeito principal |

|---|---|---|

| Suspensa | Hipóteses definidas pela Receita (Lei 9.430/1996, art. 80) | Pendência a resolver no cadastro |

| Inapta | Omissão de obrigações, inexistência de fato e outros casos (art. 81) | Notas perdem efeito para terceiros |

| Baixada | Pedido da empresa ou ato de ofício (art. 81-A) | Inscrição encerrada |

A situação aparece no comprovante de inscrição do CNPJ, consultado no site da Receita. Como ler esse comprovante está em Como consultar a situação do MEI no CNPJ e o que fazer em cada caso.

O que é CNPJ suspenso

A Lei 9.430/1996, art. 80, na redação da Lei 14.195/2021, diz que as inscrições no CNPJ serão suspensas quando se enquadrarem nas hipóteses de suspensão definidas pela Receita Federal. A lei não lista as hipóteses: elas estão nas normas da própria Receita.

Na prática, é a situação mais leve das três, ligada a pendências que a Receita quer ver resolvidas. Mas ela não pode ser ignorada: a inscrição suspensa por no mínimo 1 ano pode ser declarada inapta (art. 81, VII).

Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso

Chama no WhatsApp, conta o que te incomoda e a gente responde em algumas horas.

Quero meu Diagnóstico WJR

O que é CNPJ inapto

O art. 81 lista os casos em que a inscrição é declarada inapta. Os mais comuns em pequenas empresas:

deixar de apresentar obrigações acessórias por, no mínimo, 90 dias a contar da omissão (inciso I);
ser inexistente de fato, por exemplo não ser localizada no endereço informado ou estar com as atividades paralisadas sem comunicar (inciso III);
estar suspensa por no mínimo 1 ano (inciso VII).

O efeito mais sentido está no art. 82: documento emitido por empresa com inscrição inapta não produz efeitos tributários em favor de terceiros. Cliente que recebe nota de empresa inapta pode perder o crédito ou a dedução, salvo se comprovar o pagamento e o recebimento do bem ou serviço (parágrafo único). Na prática, clientes deixam de comprar.

A causa mais comum de inaptidão é declaração não entregue. Para o MEI, o caso típico é a falta da DASN-SIMEI, tema de CNPJ MEI inapto por omissão de declaração: o que significa e como regularizar. Para as demais empresas, as multas e os prazos de cada declaração estão em Multa por atraso de declarações da empresa tabela completa: DASN-SIMEI, PGDAS-D, DEFIS, DCTF e ECF.

O que é CNPJ baixado

Baixa é o encerramento da inscrição. Ela acontece de duas formas:

A pedido da empresa, quando os sócios decidem encerrar. A LC 123/2006, art. 9º, garante que o registro da extinção ocorre independentemente da regularidade de obrigações tributárias, previdenciárias ou trabalhistas, sem afastar a responsabilidade de sócios e administradores.

De ofício, pela Receita. O art. 81-A da Lei 9.430/1996 diz que as inscrições serão declaradas baixadas após 180 dias contados da declaração de inaptidão. Também podem ser baixadas as empresas extintas, canceladas ou baixadas no órgão de registro (§ 1º).

Um ponto que surpreende: a baixa não apaga dívida. O art. 81-A, § 2º, diz que o ato de baixa não impede que débitos tributários da pessoa jurídica sejam lançados ou cobrados depois.

Como sair de cada situação

Suspensa. Identifique a pendência no cadastro e corrija. Em geral é um ajuste de dados ou de documentos.

Inapta. Resolva a causa. Se foi omissão de declaração, entregue as declarações em atraso e pague as multas. Depois disso, a Receita reativa a inscrição, conforme suas regras.

Baixada de ofício. O art. 81-A, § 3º, permite que a inscrição seja restabelecida a pedido da pessoa jurídica, observados os termos da Receita. O caminho para o MEI está em MEI baixado de ofício como reverter: o caminho para restabelecer o CNPJ ou recomeçar.

Baixada a pedido. Uma inscrição baixada voluntariamente não volta como estava. Na maioria dos casos, quem quer voltar a operar abre uma nova empresa, assunto de Reabrir empresa baixada: quando o CNPJ pode ser restabelecido.

O que fazer antes de chegar à inaptidão

A empresa parada é a mais exposta. Mesmo sem faturamento, ela continua obrigada a entregar declarações, e a omissão por 90 dias já basta para a inaptidão. Quem pretende retomar uma empresa parada há tempo encontra custos e passos em Como reativar empresa parada há anos custo e passos para voltar a faturar com o CNPJ em ordem.

Consultar o comprovante do CNPJ a cada trimestre é um hábito simples que evita surpresa no dia em que um cliente pede a nota.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Abrir empresa em São Paulo do jeito certo, do primeiro passo ao CNPJ ativo.

Perguntas frequentes

CNPJ inapto pode emitir nota fiscal?+

O sistema pode até permitir, mas a nota não produz efeitos tributários em favor do cliente (Lei 9.430/1996, art. 82). Por isso a prioridade é regularizar antes de vender.

Quanto tempo depois da inaptidão o CNPJ é baixado?+

A lei prevê a baixa após 180 dias contados da declaração de inaptidão (Lei 9.430/1996, art. 81-A).

Dar baixa no CNPJ apaga as dívidas da empresa?+

Não. O art. 81-A, § 2º, permite lançar e cobrar débitos depois da baixa, e a LC 123/2006, art. 9º, mantém a responsabilidade de sócios e administradores.

Empresa sem faturamento pode ficar inapta?+

Pode. A obrigação de entregar declarações continua, e a omissão por no mínimo 90 dias é hipótese de inaptidão (art. 81, I).

CNPJ suspenso impede abrir conta ou receber pagamento?+

Bancos e clientes costumam consultar a situação cadastral. Uma inscrição fora da situação ativa pode travar cadastros, por isso vale resolver a pendência logo.

CNPJ suspenso inapto baixado diferença: o que cada situação significa