Tradutor que recebe de agência estrangeira: a rotina de cada projeto, da invoice ao recebimento

O tradutor que recebe de agência estrangeira tem uma vantagem e um cuidado. A vantagem é que o tomador está claro: a agência contrata e paga. O cuidado é que cada projeto gera um pequeno ciclo de documentos, e quem o organiza desde o primeiro trabalho evita o retrabalho no fim do ano.

A pergunta de fundo, se a tradução vira exportação e se vale ter empresa, já está em Tradutor freelancer para empresa estrangeira: como receber, emitir nota e pagar imposto. Este texto mostra a rotina, projeto a projeto.

Tradutor que recebe de agência estrangeira: quem é o tomador?

É quem contrata o serviço, e isso aparece na ordem de serviço ou no e-mail de aceite, não na assinatura do texto final. Se a agência é uma empresa sediada fora, o tomador está no exterior. A LC 116/2003, art. 2º, I, afasta o ISS sobre exportações de serviços, e a LC 214/2025, art. 80, descreve a exportação como fornecimento a residente ou domiciliado no exterior com consumo no exterior.

Há duas situações que merecem atenção: a agência com filial no Brasil e a agência estrangeira que contrata em nome de um cliente brasileiro. Nelas, o texto traduzido pode ter sido encomendado para uso aqui, e a ressalva do parágrafo único do art. 2º da LC 116 volta à mesa. Quem assina o contrato e onde o texto será usado são as perguntas a anotar.

O que a invoice precisa trazer?

A invoice é o documento comercial que o tradutor envia à agência. O modelo está em Invoice para cliente estrangeiro: o que colocar em cada campo e como combinar com a nota. Para a rotina do tradutor, vale conferir:

• nome e endereço completos da agência, iguais aos do contrato;
• número do projeto ou da ordem de serviço da agência;
• descrição do serviço, com idiomas de origem e destino e a contagem acordada;
• moeda e valor, como combinado;
• data de emissão e forma de pagamento.

A lei brasileira admite contratos em moeda estrangeira no comércio exterior de bens e serviços (Lei 14.286/2021, art. 13, I), então combinar o valor em dólar ou euro é permitido.

O que a agência pode pedir antes de pagar?

Algumas agências pedem um formulário fiscal. Se a agência é dos Estados Unidos, o formulário previsto é o W-8BEN, que o IRS descreve como aquele em que a pessoa física estrangeira informa sua condição de não americana ao pagador. As instruções do IRS dizem que o formulário vai para quem paga, e não para o IRS, e que sem ele o pagador pode reter 30% ou aplicar o backup withholding.

O W-8BEN, segundo as mesmas instruções, vale do dia da assinatura até o último dia do terceiro ano calendário seguinte, salvo mudança de circunstâncias. Para entidades, como uma PJ brasileira, o IRS indica o W-8BEN-E. O formulário trata de residência fiscal e de enquadramento, então preencha com o apoio do contador.

Outros países têm exigências próprias, e este texto não as cobre.

Como o recebimento entra na contabilidade?

Pela pessoa física, o carnê-leão. A Receita Federal lista o trabalho sem vínculo empregatício entre os rendimentos de fonte no exterior sujeitos a ele, com imposto até o último dia útil do mês seguinte. O cálculo está em Carnê-leão sobre receita do exterior: quem paga, como converter e como calcular.

Pela PJ, a nota de exportação de serviço. O guia do emissor nacional da NFS-e exige a emissão completa, pede os dados do tomador no exterior, inclusive o NIF ou o motivo de não informá-lo, e o país onde o resultado se verificou. Também pede que o prestador guarde provas de que o serviço atendeu a uma demanda do mercado exterior. O passo a passo está em Nota fiscal de exportação de serviços: como preencher a NFS-e para cliente do exterior.

Se a agência paga por carteira digital, o caminho do dinheiro tem pontos próprios, como em Recebimento por PayPal e imposto: o que declarar e o que guardar.

O que guardar de cada projeto?

Um arquivo por projeto, com os mesmos cinco itens, resolve:

1. a ordem de serviço ou o e-mail de aceite, com o idioma, o prazo e o valor;
2. a invoice emitida;
3. o comprovante do recebimento, com data e valor em reais;
4. a nota fiscal, se há empresa;
5. a versão entregue do texto, ou ao menos o registro da entrega.

A coerência entre invoice, nota e recebimento é a base da prova de exportação. Se a agência pagar menos do que a invoice, anote o motivo e a data.

E o código da atividade?

O IBGE descreve a subclasse 7490-1/01 como serviços de tradução, interpretação e similares, com serviços de tradução simultânea e de revisão gramatical. A página CNAE para tradutor: o 7490-1/01, a tradução juramentada e o anexo do Simples detalha o código e o MEI.

Como a WJR olha para o tradutor de agência

A WJR atende desde 1995, presencial e online, e tem clientes em mais de 7 países. Os demais temas de quem recebe de fora estão em Exterior, e a abertura de empresa está em Abrir empresa em São Paulo do jeito certo, do primeiro passo ao CNPJ ativo.

Se a WJR atende o tradutor que fatura para agências do exterior, na pessoa física e na PJ, depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz. O Diagnóstico WJR é gratuito e sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, Lei Complementar 116/2003 (art. 2º, I e parágrafo único) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp116.htm, Planalto, Lei Complementar 214/2025 (art. 80, com a redação da LC 227/2026) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp214.htm, Gov.br, Guia do emissor público nacional da NFS-e https://www.gov.br/nfse/pt-br/biblioteca/documentacao-tecnica/documentacao-atual/guia-emissorpubliconacionalweb_snnfse-ern-v12.pdf, IRS, Instructions for Form W-8BEN https://www.irs.gov/instructions/iw8ben, Receita Federal, Rendimentos sujeitos ao carnê-leão https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/meu-imposto-de-renda/pagamento/carne-leao/rendimentos, Planalto, Lei 14.286/2021 (arts. 3º e 13) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/L14286.htm, IBGE, CNAE subclasse 7490-1/01 https://servicodados.ibge.gov.br/api/v2/cnae/subclasses/7490101