Como checar a saúde fiscal de um fornecedor

Saber como checar a saúde fiscal de um fornecedor antes de comprar evita nota fiscal inválida, crédito de imposto glosado e dívida trabalhista que sobra para quem contratou. São seis consultas públicas, feitas pela internet: CNPJ, inscrição estadual, regime, certidão federal, certidão trabalhista e FGTS.

Por que a saúde fiscal do fornecedor é problema seu

Comprar de fornecedor irregular traz três riscos concretos para a sua empresa:

Documento fiscal inválido. Nota de CNPJ inapto ou de inscrição estadual cancelada pode não servir como prova da despesa nem gerar crédito de imposto.
Responsabilidade trabalhista. Na terceirização de serviços, a Lei 6.019/1974, art. 5º-A, § 5º, diz que a empresa contratante é subsidiariamente responsável pelas obrigações trabalhistas do período da prestação.
Risco de entrega. Fornecedor com dívidas grandes pode parar de operar no meio do contrato.

A checagem não elimina o risco, mas mostra os sinais antes da assinatura.

Como checar a saúde fiscal de um fornecedor antes de comprar: as 6 consultas

1. Situação cadastral do CNPJ

Consulte o cartão CNPJ no site da Receita Federal. Veja se a situação é ativa, se o CNAE combina com o que o fornecedor vende e se o endereço faz sentido. O que conferir no cartão está em Cartão CNPJ emitido o que conferir antes de usar: checklist em 16 itens.

Aproveite para ver o quadro de sócios e administradores. Sócio que aparece em muitas empresas abertas e fechadas em pouco tempo é um sinal de atenção. Veja Como consultar os sócios de uma empresa antes de fechar negócio.

2. Inscrição estadual, para quem vende mercadoria

Quem vende mercadoria emite NF-e com a inscrição estadual. Consulte a situação da inscrição no cadastro da secretaria da fazenda do estado do fornecedor. Inscrição cancelada ou suspensa é motivo para não comprar até regularizar.

3. Regime tributário

Saber se o fornecedor é do Simples Nacional muda o crédito de ICMS e de outros tributos que a sua empresa pode aproveitar. A consulta de optantes é pública no Portal do Simples Nacional. O efeito no crédito está em Crédito de ICMS do Simples Nacional: quando o seu cliente pode aproveitar.

4. Certidão de regularidade fiscal federal

A certidão conjunta da Receita Federal e da PGFN informa pendências de tributos federais e da Dívida Ativa da União, inclusive contribuições previdenciárias. Segundo o gov.br, qualquer pessoa pode emitir a certidão informando o CNPJ, sem custo, e ela vale 180 dias.

Certidão positiva com efeitos de negativa é aceitável na maioria dos casos: há débito, mas com exigibilidade suspensa, por exemplo num parcelamento em dia. Certidão positiva pede conversa antes da compra. O passo a passo está em Certidão negativa de débitos: como tirar a federal, a estadual, a municipal e as outras.

5. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

A CNDT foi criada pela CLT, art. 642-A, e é expedida de forma gratuita e eletrônica. Ela comprova que a empresa não tem débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho, como condenações transitadas em julgado ou acordos judiciais descumpridos. Pelo § 4º, vale 180 dias da emissão.

Para contratos de serviço com mão de obra, essa é a consulta mais importante, por causa da responsabilidade subsidiária.

6. Regularidade do FGTS

O Certificado de Regularidade do FGTS é consultado no site da Caixa pelo CNPJ. Ele mostra se o empregador está em dia com os depósitos. Em contratos com mão de obra, peça o certificado e confira a validade impressa no documento.

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Fornecedor MEI ou empresa nova: o que muda

Fornecedor MEI tem CNPJ e aparece na consulta cadastral como qualquer empresa. A diferença está no porte e nas atividades permitidas: confira se o que ele vende ou presta combina com a ocupação registrada, porque uma nota emitida fora da atividade pode gerar questionamento. A consulta de situação do MEI está explicada nas páginas de MEI do blog.

Empresa aberta há pouco tempo não tem histórico. Nesse caso, as certidões tendem a sair negativas simplesmente porque não houve tempo de acumular débito. Compense a falta de histórico com outros sinais: contrato social, referências de clientes, endereço verificável e, em compras grandes, pagamento vinculado a entregas parciais em vez de adiantamento integral.

Quando repetir as consultas

Na homologação do fornecedor, antes da primeira compra.
Antes de contratos grandes ou de longo prazo.
Periodicamente, no prazo de validade das certidões, para fornecedores de serviço com mão de obra.
Sempre que surgir sinal de alerta: atraso de entrega, troca de CNPJ, nota com dados diferentes.

Um cadastro simples, com as datas de cada consulta e a validade das certidões, resolve. Uma planilha com uma linha por fornecedor e uma coluna por consulta já mostra, num relance, quem está com documento vencido e precisa ser cobrado antes do próximo pedido. Peça ao fornecedor que envie as certidões atualizadas no vencimento, e confira a autenticidade no site do órgão emissor.

Outros sinais que valem atenção

Preço muito abaixo do mercado sem explicação.
Nota emitida por CNPJ diferente do que assinou o contrato.
Fornecedor que pede pagamento em conta de pessoa física.
Endereço que não corresponde a uma operação real.
Recusa em enviar certidões ou contrato social.

O mesmo raciocínio vale do outro lado, quando você vende a prazo para um cliente. Veja Como checar a situação fiscal do cliente antes de vender a prazo.

Como documentar a checagem

Guarde o resultado de cada consulta, com data, em PDF, na pasta do fornecedor. Em uma fiscalização ou ação trabalhista, mostrar que a empresa verificou a regularidade do fornecedor antes de contratar ajuda a demonstrar boa-fé na escolha. Para contratos de serviço, inclua no contrato a obrigação de o fornecedor manter as certidões em dia e apresentar comprovantes de pagamento da equipe quando solicitado.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Outros guias de contratos e documentos estão em Guias.

Perguntas frequentes

Posso emitir a certidão federal de outra empresa?+

Sim. Segundo o gov.br, qualquer pessoa pode consultar e emitir a certidão de regularidade fiscal informando o CNPJ. A emissão é gratuita.

Quanto tempo vale a CNDT?+

Pela CLT, art. 642-A, § 4º, a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas vale 180 dias, contados da data de emissão.

Fornecedor com certidão positiva é proibido?+

Não há proibição geral para compras entre empresas privadas. É um sinal de risco. Avalie o valor, o prazo do contrato e a natureza do débito antes de decidir.

Respondo pelas dívidas trabalhistas do fornecedor?+

Na terceirização de serviços, a Lei 6.019/1974, art. 5º-A, § 5º, torna a contratante subsidiariamente responsável pelas obrigações trabalhistas do período da prestação.

Comprar de fornecedor do Simples muda meu crédito de imposto?+

Pode mudar. O crédito de ICMS, por exemplo, segue regras próprias quando o fornecedor é optante do Simples Nacional, por isso a consulta do regime faz parte da checagem.

Como checar a saúde fiscal de um fornecedor antes de comprar, em 6 consultas