Contabilidade para psicólogos: do carnê leão ao CNPJ do consultório

Contabilidade para psicólogos costuma começar pela mesma dúvida: continuo recolhendo carnê leão como pessoa física ou abro CNPJ para o consultório? A resposta depende do quanto você fatura, de quanto de folha o consultório tem e de quanto você retira como pró-labore, porque é isso que define o anexo do Simples Nacional.

Esta página é para o psicólogo que atende em consultório, em casa, em coworking clínico ou online, sozinho ou com colegas. O que muda na sua vida é parar de decidir no palpite: saber quanto sobra em cada cenário, qual nota emitir por atendimento e qual comprovante entregar ao paciente.

Contabilidade para psicólogos: quando sair do carnê leão e abrir CNPJ

No carnê leão você recolhe como pessoa física sobre o que recebe, e a conta sobe conforme a sua receita cresce. Enquanto a agenda é pequena, isso costuma ser suficiente e simples.

O ponto de virada aparece quando a agenda enche, quando começam a chegar convênios e empresas que só pagam contra nota, ou quando você divide o consultório com outros profissionais.

Com CNPJ, a tributação passa a seguir o regime escolhido, você emite NFS-e por atendimento e separa o dinheiro da pessoa física do dinheiro do consultório. Em compensação, entram obrigações mensais que antes não existiam.

Qual dos dois caminhos sobra mais dinheiro no seu bolso não se responde por regra geral. Depende do caso, e no Diagnóstico WJR a gente diz.

Atendimento online e presencial: o que muda na rotina fiscal

Atender por vídeo ampliou a agenda de quase todo consultório, e trouxe uma pergunta nova: paciente de outra cidade muda alguma coisa? Para a sua rotina, o que importa é que serviço se documenta com NFS-e, que é de competência municipal.

O município de emissão acompanha o estabelecimento do consultório, e não o endereço do paciente. Por isso o cadastro municipal precisa estar correto desde a abertura.

Quem atende em mais de um endereço, ou muda de sala, precisa avisar. Endereço desatualizado é um dos motivos mais bobos de nota travada.

Recebimento também muda. Cartão, link de pagamento e transferência têm prazos diferentes, e o controle do que foi atendido, do que foi faturado e do que foi recebido precisa ser um só.

NFS-e por consulta e o comprovante que o paciente pede

Com CNPJ, cada atendimento gera receita, e a receita se documenta com NFS-e. Isso vale para sessão avulsa, para pacote mensal e para o atendimento pago por empresa ou por convênio.

O paciente costuma pedir o comprovante para usar na declaração de imposto de renda dele. Com CNPJ, o documento correto é a nota emitida pelo consultório, com os dados do paciente e a descrição do serviço prestado.

Vale combinar isso na primeira sessão. Paciente que descobre em março que precisa do comprovante do ano inteiro gera uma corrida desnecessária para os dois lados.

Consultório com agenda cheia sente o volume de emissão, principalmente quando o pacote é mensal e a sessão é semanal. A WJR tem Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro próprio, e o time especializado acompanha essa rotina pelo grupo de WhatsApp da sua empresa.

Pró-labore: como você tira dinheiro do próprio consultório

Depois do CNPJ, o dinheiro do consultório deixa de ser seu automaticamente. Você passa a retirar de duas formas: pró-labore, que é a remuneração pelo seu trabalho, e distribuição de lucros, que é o retorno pelo resultado da empresa.

O pró-labore tem natureza de folha e gera contribuição previdenciária, o que também constrói a sua história no INSS. A distribuição de lucros depende de a contabilidade apurar que existe lucro.

Muito psicólogo tenta reduzir o pró-labore ao mínimo para pagar menos. No consultório, essa decisão precisa de cuidado, porque o pró-labore entra na conta de folha que define o anexo do Simples.

Ou seja: o valor que parece economia pode custar mais caro no imposto do faturamento inteiro. É exatamente aí que entra o próximo tópico.

Fator R: o ponto que mais muda a conta no consultório com folha pequena

O Fator R é a regra que separa Anexo III e Anexo V no Simples Nacional, e a explicação completa, com a fórmula e o corte, está em Fator R: como calcular e descobrir se a sua empresa está no anexo certo.

Para o consultório, ele é o assunto central por um motivo simples: consultório costuma ter folha pequena. Muitas vezes a única folha é o pró-labore do próprio psicólogo, e às vezes uma secretária.

Isso significa que uma decisão que parece pequena, o valor do pró-labore, pode empurrar o consultório de um anexo para o outro. E anexo diferente é conta diferente sobre todo o faturamento do período.

Não é uma conta para fazer uma vez e esquecer. Ela se refaz conforme a agenda cresce, conforme entra ou sai gente da folha e conforme o faturamento muda de patamar, dentro do Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo.

Abrir o CNPJ do consultório: por onde começa

A abertura não é só preencher formulário. Algumas decisões definem o resto da vida da empresa, e todas passam pela mesa antes do protocolo:

• O CNAE da atividade de psicologia e as atividades secundárias que você realmente exerce.
• O tipo societário, se o consultório é seu sozinho ou dividido com colegas.
• O regime tributário, com a projeção de faturamento e de folha do primeiro ano.
• O endereço do estabelecimento e o cadastro municipal para emissão de NFS-e.
• O valor inicial do pró-labore, já olhando o efeito no anexo.

Cada um desses itens conversa com os outros. Escolher CNAE sem olhar o regime é como escolher a sala sem olhar o aluguel.

O caminho completo da abertura, com documentação e prazos, está em Abrir empresa em São Paulo do jeito certo, do primeiro passo ao CNPJ ativo. Se o consultório já existe e a conta parece errada, o que cabe é comparar cenários dentro do Planejamento tributário para pagar o imposto certo.

Como a WJR acompanha o seu consultório

A WJR tem mais de 30 anos, escritório presencial com pessoas reais na Mooca, em São Paulo, e atende 100% online quem é de outra cidade. São 5 estrelas no Google, mais de 350 clientes ativos e mais de 800 empresas abertas.

O trabalho é olhar o seu consultório como ele é: faturamento, agenda, folha, pró-labore e forma de recebimento. A partir daí a gente mapeia o efeito no anexo, aponta o que muda entre continuar pessoa física e abrir CNPJ e orienta a rotina de emissão e de retirada.

O time especializado fica no grupo de WhatsApp da sua empresa, então a dúvida do dia a dia não espera reunião. O panorama de quem atende na capital está em Contador em São Paulo com escritório de verdade, presencial na Mooca e online em toda a cidade, e os outros setores estão em Contabilidade especializada: por que o seu setor muda a conta.

Como diz o Kaio: "todos os colaboradores são bem educados e atenciosos"

O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, LC 123/2006 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm, Portal do Simples Nacional https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/